S časem se nezápasí, ale investuje. Jak toho zvládnout zítra více než dnes?
Všichni nemáme stejně peněz či vědomostí, ale čeho máme všichni stejně, je čas. Každému z nás je k dispozici pouze 24 hodin denně – nikomu méně, nikomu více. Záleží tedy už jen na nás, jak se svým časem naložíme, abychom dosáhli svých cílů a snů. Zkrátka, kdo bude s časem lépe hospodařit, zvládne toho více. Efektivita, plánování a přístup k času jsou tedy klíčové pro náš úspěch – ať už v osobním či pracovním životě. V tomto článku se podíváme na chytré metody a appky, které pomohou stihnout vše, co potřebujeme.
Jak už jsme naťukli v minulém článku série “Jak vyzrát na home office”, prokrastinace je hrozba každého z nás a je potřeba se jí postavit čelem. Čím začít? Proč ne třeba seznamem úkolů ve svém smartphonu, který nám bude připomínat co a kdy je potřeba udělat? Aplikace Todoist, Any.do či jakákoli jiná s notifikacemi se určitě vyplatí vyzkoušet.
Na druhou stranu je však potřeba zvážit, zda nebude stačit jen papír a tužka. Je totiž vědecky dokázáno, že odškrtávání hotových úkolů ze svého papírového TO-DO listu produkuje hormon jménem dopamine. Emočně se cítíme spokojeni, motivováni a jelikož je tento hormon velice návykový, nutí nás do dalších činností, jen abychom znovu pocítili ten sladký pocit “odfajfkování” úkolu.
K vytváření svého TO-DO listu je potřeba zmínit tzv. princip KAIZEN, jež vychází z japonské tradice minimalismu. Jde o rozporcování větších úkolů na menší kroky, které se snáz provedou a neznamenají tak velké sousto naráz. Zároveň máme k těmto rozepsaným, lehčím a časově méně náročným činnostem mnohem menší odpor než k rozsáhlým a nekonkrétním úkolům. Pokud zápasíte s prokrastinací, tato metoda je doporučení číslo 1.
Denní rozvrh činností, které jsou potřeba udělat, je následně potřeba prioritizovat, abychom věděli kde začít. A to buď graficky, číselně či za využití Eisenhowerova principu. Lepší jméno se této skvělé metodě zatím nenašlo, ale za zkoušku stojí. Jedná se o dělení úkolů dle naléhavosti a důležitosti tak, jak to dělal někdější vojenský generál a následně prezident USA, D. D. Eisenhower. Problémy a činnosti se zde dělí do 4 skupin:
- Důležité a naléhavé problémy – Řešit co nejdříve a věnovat nejvíce své pozornosti
- Důležité, ale nenaléhavé problémy – Potřeba je nepodcenit a určit si plán, kdy jednotlivé kroky tohoto úkolu splníte
- Nedůležité, ale naléhavé problémy – Často opakované činnosti, jež je někdy možné delegovat na jiné (ve firmě na své podřízené)
- Nedůležité a nenaléhavé problémy – Zvažte, zda vůbec mají právo být na vašem TO-DO listu…Co třeba takový nedokoukaný seriál? 🙂
Dobře tedy, teď máme plán co a v jakém pořadí dnes uděláme, a co teď? No přeci vzhůru do práce!
Mějme po ruce náš TO-DO list, vše potřebné k výkonu daných úkolů a dle našich priorit můžeme začít. Abychom se zvládli soustředit na jednotlivé činnosti, zbavme se všech okolních věcí, co by nás mohli rozptylovat. Vypněme mobilní notifikace, zavřeme Facebook a pusťme se do práce. Pro ještě lepší koncentraci doporučuji appku Noisli pro zvukové naladění mozku k práci – webová aplikace zdarma, iOS a Android appky za jednorázovou platbu 49 Kč.
Během naší tvrdé práce si ale musíme najít čas i pro odpočinek. Z vlastních zkušeností není dobré zvyknout si na jeden dlouhý odpočinek, jelikož se z něj hůře dostává zpět do práce, ale raději na častější, po kratších intervalech pro vyčištění hlavy. Nejznámější a asi i nejpoužívanější metoda dělení práce a odpočinku je tzv. technika Pomodoro. Je vcelku jednoduchá:
- Rozhodněte se jaký úkol chcete splnit
- Nastavte si časovač na cca 25 minut, během kterých pracujete
- Po uplynutí tohoto pracovního intervalu si dejte krátký odpočinek (4-5 minut)
- Tyto předchozí dvě fáze opakujte 4x a poté si dopřejte jeden delší odpočinek (20-30 minut)
A tento koloběh stále dokola. Během krátkých přestávek si udělejte čaj, protáhněte se, udělejte pár kliků, cokoli co vás probudí a lehce odreaguje. Dlouhá přestávka zase poslouží skvěle k vyvenčení psa, krátkého intenzivního posilování, či čtení oblíbené knihy – třeba jedné z našeho doporučeného podnikatelského seznamu.
Na konci dne se vždy podívejte zpět a ohodnoťte sami sebe. Není to kritizování se, ale uvědomění si, co zítra udělat lépe, či jak být produktivnější.
Jelikož jsou pro nás smartphony v dnešní době téměř nepostradatelné, ani si většinou neuvědomujeme, že právě tam trávíme obrovský podíl našeho dne. Pokud tedy chcete mít lepší přehled o své propoutanosti s mobilním telefonem a sledovat časové využití jednotlivých aplikací, je zde velice chytrá funkce jak pro iOS, tak i pro Android: Screen time (iOS), Quality time (Android).
Osobně mám průměrný denní čas na smartphonu 2 hodiny a 17 minut. A jak jste na tom vy?
Redaktor: Jan Sobotka
Soutěž & Podnikej
Šárka Dvořáčková
Šárka úspěšně absolvovala 4. ročník programu S&P. Ve společnosti aktivních studentů se jí zalíbilo natolik, že se přidala k organizačnímu týmu soutěže. Nyní je pravou rukou Martina a stará se o operativu programu. Ve volném čase Šárka ráda posedává u šálku kávy, čte nebo se obklopuje svými nejbližšími.
