Dodržujte zásady správné komunikace
Pokud se neumíte zřetelně dorozumět se svými spolupracovníky, obchodními partnery nebo zákazníky, jste rovnou odsouzeni k neúspěchu. Dodržujte proto zásady správné komunikace – vykání, žádné gramatické chyby, konkrétnost nebo vhodný čas k odeslání e-mailu.
Zásady komunikace hrají významnou roli v úspěšné spolupráci, a tak je nikdy nesmíte opomenout, ať už píšete mentorovi nebo učiteli.
Vykejte
Pokud se s člověkem, kterému píšete, neznáte, vždy vykejte. Vykání ukáže, že si daného člověka vážíte a respektujete jeho osobu a práci. Když prokážete člověku úctu, opětuje vám ji a bude se vám lépe navazovat spolupráce i přátelství.
Pokud vám starší osoba nabídne tykání, je na vás, zda danou nabídku přijmete. V takovém případě ale doporučujeme nabídku využít – práce se pak stává jednodušší, přátelštější a komunikace bude přímočařejší.
Zkontrolujte si gramatiku
Ať už píšete e-mail, dotazník nebo cenovou nabídku, vždy si zkontrolujte, zda v textu nemáte žádné gramatické chyby. Bezchybným textem ukazujete profesionalitu a důraz na detail. I jeden gramatický přešlap může na vaši nabídku vrhnout negativní světlo. Nikdo se tomu občas nevyhne – ani knihy, ani my, ani mentoři. Udělejte však maximum pro to, aby chyb bylo co nejméně – text si po sobě několikrát přečtěte, vše pečlivě zkontrolujte, ideálně požádejte o kontrolní přečtení někoho jiného. Vždy totiž budete trpět tzv. autorskou slepotou.
Pokud si někde u nějaké věty nejste jistí, jak to má být správně, doporučujeme internetovou jazykovou příručku, najdete v ní jak pravopis, tak gramatiku.
Buďte slušní
Ať děláte, co děláte, nikdy nepoužívejte vulgarismy. Vždy se dá nahradit vhodnějším slovem, které situaci často vystihne lépe a konkrétněji. Držte se spisovné češtiny – vyhnete se nepřesnostem a neporozumění. Nekomunikujete se svým přítelem nebo kamarádem, ale se svým mentorem, obchodním partnerem nebo zákazníkem, kterého dosud neznáte a on nezná vás. Ukažte těmto lidem, že jste profesionálové a že si jejich pozornost zasloužíte.
Buďte upřímní
Pokud se někdy naskytne problém, tak řekněte mentorovi celou pravdu a nic nezatajujte. Můžete tak okamžitě začít pracovat na vyřešení problému a dělat kroky efektivně. To samé platí ve vztahu s vašimi kolegy a spolupracovníky.
Buďte konkrétní a samostatní
Používejte konkrétní pojmenování místo ukazovacích zájmen jako jsou „to“, „tato“ a podobné. Okamžitě poukážete na věc, se kterou potřebujete poradit a nenecháte tak adresáta hádat, co jste zájmenem „to“ měli na mysli.
Velké množství odpovědí na vaše otázky najdete na Google nebo na YouTube, a tak se nejdřív obraťte na ně. Až poté, co zkusíte odpověď a vysvětlení najít sami a neuspějete nebo poskytnuté informaci nerozumíte, se zeptejte mentora. Je důležité mít na paměti, že mentoři mají spoustu svých pracovních povinností, a tak váš čas s nimi je třeba využívat co nejefektivněji.
Buďte připravení
Vždy, když jdete na schůzku, píšete e-mail neznámému člověku nebo mentorovi, buďte připraveni. Zjistěte si o dané osobě co nejvíce informací. Připravte si dotazy a běžte na schůzku s jasným cílem. To platí i pro komunikaci prostřednictvím e-mailu. Pokuste se definovat myšlenky a požadavky výstižně a krátce.
Zkontrolujte si čas
Když někomu píšete, jako se první podívejte kolik je hodin a jaký je den. Pokud člověka dostatečně neznáte, není vhodné kontaktovat ho o víkendu. Snažte se vždy psát či volat v pracovní době. To znamená pondělí až pátek mezi 7:00 a 17:00.
Toto pravidlo platí především pro telefonování a SMS. Na e-maily se příliš nevztahuje, protože ty nezpůsobují takový zásah do programu adresáta, neboť svoji schránku kontroluje podle svých možností.
Elektronická pošta se používá v celém obchodním procesu, a to při prvotním oslovení, pro domluvení osobní schůzky, zaslání obchodní nabídky nebo návrhu smluv. Následně se používá i při komunikaci se zákazníkem nebo jako marketingový nastroj.
Během soutěže se soutěžící nevyhnou situaci, kdy musí mentora oslovit poprvé a představit se mu. Můžou využít následujícího příkladu a upravit ho pro vlastní situaci.
Dobrý den, [JMÉNO MENTORA],
dovolte, abych se Vám představil, jmenuji se [ JMÉNO].
Jsem soutěžícím v rámci 7. ročníku Soutěž & Podnikej, kde jsem se přihlásil s projektem [NÁZEV PROJEKTU].
[KRÁTKY POPIS PROJEKTU]
Vyhovovalo by vám jako mentorovi si zavolat, ať už přes telefon, WhatsApp anebo Skype? Bylo by možné se osobně setkat?
Jakou formu komunikace preferujete a mohl/a byste mi říct něco o vás?
Předem děkuji a těším se na naši spolupráci.
S přátelským pozdravem,
[JMÉNO]
Na co tedy nezapomenout?
- Buďte slušní a milí.
- Pokud jste se nedomluvili jinak, vykejte.
- Zprávu si po sobě vždy přečtěte a zkontrolujte gramatiku.
- Se svým mentorem jednejte na rovinu a buďte k němu upřímní.
- Mluvte o konkrétních věcech a specifikujte vaše otázky.
- Na osobní schůzku se vždy předem připravte.
- Kontaktujte svého mentora v pracovní době.
- Předtím, než mentora kontaktujete s žádostí o pomoc, hledejte odpověď sami. Většinu z nich najdete v metodice Soutěž & Podnikej, na Google, Youtube či Seznamu.
Doufáme, že tyto rady využijete jak v průběhu soutěže, tak v různých životních situacích, od motivačních dopisů po žádosti o omluvení z hodiny.
Eliška Tajovská
Eliška se ve volném čase nejraději věnuje knihám a psaní nejen soutěžních povídek. V týmu Soutěž & Podnikej zastává funkci šéfredaktorky. Zúčastnila se také čtvrtého ročníku programu, a to se svojí kamarádkou Šárkou, naší nynější manažerkou. Elišku najdete a můžete sledovat na sociálních sítích - Facebooku a Instagramu.
