Jak správně komunikovat, nejen s mentorem

Komunikace je jedna z nejdůležitějších dovedností v životě, a v podnikání to platí dvojnásob! Pokud se neumíte zřetelně dorozumět se svými spolupracovníky, obchodními partnery nebo zákazníky, jste rovnou odsouzeni k neúspěchu. To samé platí i pro tebe, soutěžícího v Soutěž & Podnikej – je třeba naučit se efektivně komunikovat se svým mentorem. Jak na to?

Zásady komunikace jsou jednoduché, avšak zásadní pro zdařilou spolupráci na rozvoji projektu. Komunikace tedy hraje významnou roli v úspěšné spolupráci mezi soutěžním týmem a mentorem, a tak má nemalou zásluhu na úspěchu v Soutěž & Podnikej. Pojďme si projít pár zásad kvalitní komunikace, která se stane základem vašeho úspěchu v podnikání i v životě.

Vykejte

Pokud se s člověkem, kterému píšete, neznáte, vždy vykejte. Vykání ukáže, že si daného člověka vážíte a respektujete jeho osobu a práci.  Když prokážete člověku úctu vykáním, daný člověk vám ji opětuje a bude se vám lépe navazovat spolupráce a případné přátelství. Pokud vám starší osoba nabídne tykání, je na vás, zda danou nabídku přijmete. V takovém případě ale doporučujeme nabídku využít – práce se pak stává jednodušší, přátelštější a komunikace bude přímočařejší. 

Zkontrolujte si gramatiku

Pokud píšete email, dotazník, cenovou nabídku anebo cokoliv jiného, vždy si zkontrolujte, zda v textu nemáte žádné gramatické chyby. Bezchybným textem ukazujete profesionalitu a důraz na detail. I jediná gramatická chyba může na vaši nabídku vrhnout negativní světlo. Nikomu se občas chyba nevyhne – ani knihám, ani nám, ani mentorům. Udělejte však  maximum pro to, aby jich bylo co nejméňe – text si po sobě několikrát přečtěte, vše pečlivě zkontrolujte nebo požádejte o kontrolní přečtení někoho jiného. Přece jen, víc hlav, víc ví!

Buďte slušní

Ať děláte, co děláte, nepoužívejte vulgarismy. Každý vulgarismus se dá nahradit vhodnějším slovem, které situaci často vystihne lépe a konkrétněji. Držte se spisovné češtiny – vyhnete se tak nepřesnostem a z nich vyplývajících neporozumění. Nezapomeňte také, že nekomunikujete se svým přítelem nebo kamarádem, ale se svým mentorem, obchodním partnerem nebo zákazníkem, kterého dosud neznáte a on nezná vás. Ukažte těmto lidem, že jste profesionálové a že si jejich pozornost zasloužíte.

Buďte upřímní

Je důležité být se svým mentorem upřímný a pokud se naskytne problém, tak mu o problému říct celou pravdu a nic nezatajovat. Pokud budete k mentorovi upřímní, pak můžete okamžitě začít pracovat na vyřešení problému a dělat kroky efektivně. To samé platí ve vztahu s vašimi kolegy a spolupracovníky. 

Buďte konkrétní

Používejte konkrétní pojmenování místo ukazovacích zájmen jako jsou „to“, „tato“ a podobné. Okamžitě poukážete na věc, se kterou potřebujete poradit a nenecháte tak adresáta hádat, co jste zájmenem „to“ měli na mysli. Nezapomeňte, že velké množství odpovědí na vaše otázky najdete na Google, na YouTube anebo na Seznamu a tak se první přesvědčte, že daná odpověď neleží přímo před vámi na těchto vyhledávačích. Až poté, co zkusíte odpověď a vysvětlení najít sami a neuspějete anebo poskytnuté informaci nerozumíte, se obraťte na mentora. Je důležité mít na paměti, že mentoři mají spoustu svých pracovních povinností a tak váš čas s nimi je třeba využívat co nejefektivněji.

Buďte připravení

Vždy, když jdete na schůzku, píšete email vám neznámému člověku anebo mentorovi, buďte připraveni. Zjistěte si o dané osobě co nejvíce informací. Připravte si dotazy a běžte na schůzku s jasným cílem. To platí i pro komunikaci prostřednictvím emailu. V emailu se pokuste definovat jasně a v krátkosti otázky, na které byste rádi získali odpověď. V každém emailu a na každé schůzce byste měli vědět, čeho chcete dosáhnout.

Zkontrolujte si čas

Pokaždé, když někomu píšete, se první podívejte kolik je hodin a jaký je den. Pokud člověka dostatečně neznáte je nevhodné psát v sobotu anebo v neděli. Snažte se vždy kontaktovat v časech, kdy je pracovní doba. To znamená pondělí až pátek mezi 7:00 a 17:00. Toto pravidlo platí především pro telefonování a SMS. Na emaily se příliš nevztahuje, protože ty nezpůsobují takový zásah do programu adresáta. Adresát se může rozhodnout, že vám na email odpoví hned, nebo až v pracovní den.

E-mail

Email je nejčastější forma formální komunikace v dnešní době. Elektronická pošta se používá v celém obchodním procesu, a to při prvotním oslovení, pro domluvení osobní schůzky, pro zaslání obchodní nabídky, pro zaslání návrhu smluv a i na domluvení osobní schůzky, kde dojde k podepsání smlouvy. Následně se email používá i při komunikaci se zákazníkem, ale i jako marketingový nastroj. Email je velmi zásadní nástroj ve vašem arsenálu a je důležité se ho naučit používat efektivně. 

Během soutěže se soutěžící nevyhnou situaci, kdy musí mentora oslovit poprvé a představit se mu. Můžou využít následujícího příkladu a upravit ho pro vlastní situaci.


Dobrý den, [JMÉNO MENTORA],
dovolte, abych se Vám představil, jmenuji se [ JMÉNO].
Jsem soutěžícím v rámci 5. ročníku Soutěž & Podnikej, kde jsem se přihlásil s projektem [NÁZEV PROJEKTU].
[KRÁTKY POPIS PROJEKTU]
Vyhovovalo by vám jako mentorovi si zavolat, ať už přes telefon, WhatsApp anebo Skype? Bylo by možné se osobně setkat?
Jakou formu komunikace preferujete a mohl/a byste mi říct něco o vás?

Předem děkuji a těším se na naši spolupráci.

S přátelským pozdravem,
[JMÉNO]


Na co tedy nezapomenout?

  • Buďte slušní a milí.
  • Pokud jste se nedomluvili jinak, vykejte.
  • Zprávu si po sobě vždy přečtěte a zkonrolujte gramatiku.
  • Se svým mentorem jednejte na rovinu a buďte k němu upřímní.
  • Mluvte o konkrétních věcech a specifikujte vaše otázky.
  • Na osobní schůzku se vždy předem připravte.
  • Kontaktujte svého mentora v pracovní době.
  • Dříve však, než mentora kontaktujete s žádostí o pomoc, hledejte odpověď sami. Většinu z nich najdete v metodice Soutěž & Podnikej, na Google, Youtube či Seznamu.

Přejeme ti hodně štěstí, ať se v komunikaci daří!

Ohodnoťte tento článek

Veronika Kučerová
Autor
Veronika Kučerová

Verča má v Soutěž & Podnikej na starost především správu blogu, sociálních sítí a další marketingové aktivity.

Hodnocení:
Více článků od autora