Hra se slovy: Jak vyzrát nad nepřítelem slohem

Komunikace mezi lidmi je pilířem civilizace, potřebujeme ji v každém aspektu našeho života a hlavně v podnikání se bez ní neobejdeme. V dnešní době, kdy možností osobních schůzek ubývá, se do popředí dostává psaný text. Přinášíme vám třídílnou sérii Jak a kde se prezentovat online, v níž poskytneme zásady a pravidla osobního marketingu ve virtuálním světě. V prvním díle poradíme, jak se naučit plavat v moři slov, abyste zanechali ten správný dojem. Prozradíme také několik jednoduchých principů, kterých se držet při sepisování emailu.

Na čem stavět

Již od mladých studentských let bývá sloh naší nejhorší noční můrou. Přesto se však jedná o stěžejní schopnost a její základy je nutné ovládat. Třemi podpěrnými sloupy dobře komponovaného textu jsou: souvislost, srozumitelnost a gramatická správnost.

Držte se tématu

Ve své práci nikdy neopomeňte úvod, kde krátce vystihnete, o čem a proč budete pojednávat. Potom už jen hladce navazujte. Vyvarujte se zmatenému skákání z jedné strany na druhou. Plynule rozveďte jednu myšlenku, a jakmile se chcete přesunout k další, začněte nový odstavec. Ani mezi paragrafy by neměly být hluboké propasti – pokud však není zbytí, můžete je překlenout pomocí výrazů: „Přesuňme se…“, „Na druhou stranu…“, „Pojďme se zaměřit…“ apod.

Ztraceno v překladu

Nezapomeňte, že čtenář bude vždy text vnímat svýma vlastníma očima a ne vždy uvidí přesně to, co jste mu chtěli sdělit. Nespoléhejte na to, že lidé budou číst mezi řádky. Snažte se psát výstižně a pochopitelně, aby si vaše cílová skupina nepokládala otázku: „Co tím chtěl básník říci?“ Stručně řečeno raději jednoduše než poeticky – to přenechejte kolegům umělcům.

Korektura jako poslední krok k úspěchu

Před odesláním nebo zveřejněním finální verze si ji pořádně pročtěte a zaměřte se na gramatiku spolu s opakujícími se slovy. Nic nepokazí dobrý dojem jako do očí bijící hrubka nebo výraz objevující se v každé druhé větě. S přístupem k internetu se dnes opravdu jedná o neomluvitelnou záležitost. Pokud jste si vědomi svých slabých míst, vyhledejte si danou mluvnickou problematiku a zkontrolujte si je. Nejlépe požádejte nezávislého pozorovatele, ať si váš příspěvek projde. Pomůže vám tak vychytat nedostatky, které jste přehlédli.

Častým bodem, nad kterým se většina lidí nezamýšlí, je typografie. Nedopusťte se v dokumentech typických chyb, jako jsou jednopísmenné předložky a čísla na konci řádku nebo nesmyslná interpunkce – tečka může být pouze jedna nebo tři, žádné jiné varianty neexistují. Své odstavce byste měli zarovnat do bloku a v jednom textu se nedoporučuje kombinace patkového a nepatkového písma.

Nakonec věnujte pozornost drobnostem. Například takový rozdíl mezi sto procenty (100 %) a slovem stoprocentně (100%) se skrývá pouze v jedné mezeře. Tyto podceňované maličkosti dodávají na úrovni a potěší nejedno profesionální oko.

Email – dopis moderní doby

Ve druhé části článku se zaměříme na psaní elektronické korespondence – dnes skoro až každodenní záležitost. V rámci této oficiální komunikace především používejte jednoduchou a smysluplnou adresu – prezentujete nejen sebe, ale i celý svůj projekt.

Co se formy a stylu týče, platí zde všechny výše zmíněné poučky, navíc se však klade velký důraz na výstižnost, logickou strukturu a zdvořilost.

Předmět a oslovení rozhoduje o mnohém

Nesmíte nic podcenit, a to ani prostou záležitost jako předmět. Vymyslete ho tak, aby byl krátký, věcný, bez jakékoli květnatosti. Člověk díky němu musí rozpoznat, o co ve vaší zprávě kráčí. Varujeme vás! Bezpředmětný email je hřích, kterého se není radno dopustit. Jeho odesílatel většinou končí v pekle doručené pošty – ve spamu.

Hned vzápětí následuje oslovení. Nepleťte si pojmy s dojmy a nezaměňte ho za pozdrav „Dobrý den“. Začněte slovy Vážený/á pane/paní a navažte příjmením. Řádně si příjemce prověřte, abyste nechybovali ve skloňování. Pokud nevíte, komu bude email doručen, použijte formu „Vážená paní, vážený pane“ nebo „Vážené dámy a pánové“.

Stručnost ctností

Dále se dostáváme k hlavní stati elektronického dopisu. Na začátek se představte, pokud je to vhodné, a vypíchněte to nejdůležitější, co chcete danému člověku sdělit. Obsah příliš nerozvádějte, dlouhé emaily příjemce pouze odradí, přečtení bude odkládat a v nejhorším scénáři na něj úplně zapomene. 

Rozsáhlejší informace můžete rozčlenit do odrážek, ovšem veškeré nabídky a pozvánky byste měli odeslat v příloze jako rozumně pojmenovaný dokument v pdf verzi. V případě, že se chcete odkazovat na různé stránky a zdroje, mějte na paměti střídmost a estetiku. Nejlépe připínejte elektronickou adresu přímo ke slovům v textu.

Rozlučte se stylově

V závěru lehce popusťte uzdu kreativitě, kterou jste doteď pevně svírali a namísto neosobního klasického spojení „S pozdravem“ zformulujte pěkné přání. S ničím se to ale nesmí přehánět, stačí prosté „Přeji Vám hezký den“ nebo „Přejeme vám hodně zdaru a úspěchů“.

Už zbývá se pouze podepsat celým jménem, připojit pod něj základní kontaktní údaje a směle kliknout na tlačítko odeslat.

Věříme, že náš článek vrhl na práci se slovy nové světlo a psaní už není vaším kostlivcem schovaným ve skříni. Jak ale nejlépe uplatnit tyto nově nabyté znalosti v praxi? To se dozvíte v dalším díle série s hlavním tématem Dejte o sobě vědět!

Ohodnoťte tento článek

Eliška Tajovská
Autor
Eliška Tajovská

Eliška se ve volném čase nejraději věnuje knihám a psaní nejen soutěžních povídek. Letos se přidala do týmu Soutěž & Podnikej jako čerstvá redaktorka. Mimo jiné se také zúčastnila čtvrtého ročníku, a to se svojí spolužačkou Šárkou, kterou určitě znáte jako autorku mnoha našich skvělých článků. Elišku najdete a můžete sledovat na sociálních sítích - Facebooku a Instagramu.

Hodnocení:
Více článků od autora